De administratie van meer dan 1000 ritten per dag

De rittenstaat is samen met de boordcomputer de basis van de administratie voor Kijlstra Personenvervoer. “Wij verwerken alle rittenstaten en zorgen voor de facturering naar de klant”, vertelt Tseard Jager. Samen met vier andere collega’s is hij verantwoordelijk voor de administratieve afwikkeling van de meer dan 1000 taxiritten per dag, waaronder WMO-vervoer, leerlingvervoer, zorgvervoer en rouwvervoer.

In zijn werk is Tseard in grote mate afhankelijk van de administratie van de chauffeur en de collega’s die werkzaam zijn op de meldkamer personenvervoer. “Het proces begint bij het contact tussen de klant en de centrale. Hier worden de benodigde gegevens van de klant verwerkt en de ritten ingepland. In de meeste gevallen stelt de collega van de meldkamer ook het bijbehorende tarief vast. Als hier een fout wordt gemaakt hebben de chauffeur én ook onze administratie hier hinder van. Nauwkeurigheid en goed samenwerken zijn daarom enorm belangrijk.”

Verwerking van gegevens
De afdeling administratie gebruikt de gegevens voor het verwerken van facturen en financiële transacties. “Wij beoordelen alle ritten en gaan na of deze zo gereden zijn, zoals de chauffeur deze heeft doorgegeven en door de centrale is verwerkt. Bij vragen schakelen we altijd even met de collega die ons meer over de rit kan vertellen. Het is belangrijk dat alles goed wordt geboekt. Zo kunnen wij ervoor zorgen dat de klant de juiste factuur krijgt en wij geen omzet mislopen.”

Duidelijke werkprocessen
Tseard is met zijn achttien dienstjaren bij Kijlstra goed thuis in alle systemen. Maandelijks draait hij een rapportage uit waaruit blijkt hoe het bedrijf ervoor staat. “De rapportage geeft ons inzicht in onze werkprocessen en maakt duidelijk waarin we kunnen verbeteren.” Duidelijke werkprocessen en het goed informeren van de collega’s van de centrale en de chauffeurs is essentieel voor het goed stroomlijnen van de werkprocessen.”

Gebruiksvriendelijk
De diversiteit in zijn werk spreekt Tseard enorm aan. “Naast het versturen van facturen, vind ik het heel leuk om te onderzoeken hoe alle systemen werken en hoe we deze kunnen inzetten om werkprocessen te verbeteren. Als blijkt dat we processen kunnen verbeteren, bedenk ik graag hoe we protocollen en handleidingen voor de collega’s van de centrale en de chauffeurs kunnen aanpassen.” Systemen moeten gebruiksvriendelijk zijn, vindt Tseard. “Daarmee wordt het werk gemakkelijker en worden de administratieve processen efficiënter. En daar heeft ook de klant voordeel van.”